Casi nadie necesita "automatizar la empresa". Lo que hace falta es automatizar procesos de tu empresa concretos: los tres o cuatro que se comen las horas de alguien cada semana. Aquí está cómo identificarlos y qué hacer con cada uno.
Un proceso merece automatizarse cuando cumple las cuatro. Con tres, dudoso. Con dos, déjalo:
El ejercicio de una semana: pide al equipo que apunte cada vez que copien un dato de un sitio a otro, o que rehagan algo que ya existía en otro sistema. En cinco días tienes la lista, ordenada por frecuencia. Los tres primeros son tu proyecto.
No todo lo que se automatiza hay que programarlo. Hay tres niveles y conviene empezar por el más barato:
| Nivel | Cuándo | Qué es |
|---|---|---|
| Configurar | Tus programas ya lo hacen y nadie lo activó | Avisos, plantillas, informes programados, reglas de correo |
| Conectar | Dos herramientas estándar que deben hablarse | Integraciones ya existentes entre servicios conocidos |
| Programar | Tus reglas son tuyas o no hay integración | Un script o una integración a medida contra las APIs |
Empiezo siempre mirando los dos primeros. Si tu proceso se resuelve activando algo que ya pagas, te lo digo y no te cobro un desarrollo. Es más rápido para ti y a mí me deja mejor referencia que un proyecto innecesario.
El tercer nivel toca cuando las reglas son propias de tu negocio, cuando hay que cruzar sistemas que no tienen conexión hecha, o cuando el volumen es demasiado alto para una herramienta genérica. Ahí sí hago desarrollo, normalmente con Python para los procesos de datos y Node.js para lo que va conectado a la web.
Por si te reconoces en alguno:
Si además de automatizar necesitas que el resultado viva en algún sitio — un panel, un portal para clientes, un sistema propio — eso ya es software a medida para pymes, y el cálculo de si compensa está ahí explicado con números.
Por el proceso que más horas se come cada semana y que tenga reglas claras. Durante una semana apuntad cada vez que alguien copia un dato de un sistema a otro o rehace algo que ya existía: esa lista, ordenada por frecuencia, es tu orden de trabajo.
Depende del nivel: si se resuelve configurando algo que ya tienes, casi nada; si hay que programar una integración contra las APIs de dos sistemas, es un desarrollo pequeño de días o semanas. Miro primero las opciones baratas y te lo digo si tu caso se resuelve sin desarrollo.
Casi siempre sí. Lo habitual es conectar lo que ya usas en vez de sustituirlo, precisamente porque cambiar de herramienta implica migrar datos y reformar al equipo. La automatización se apoya en lo que hay.
Se ajusta. Por eso conviene que la automatización esté escrita con tecnología estándar y documentada: cambiar una regla es un rato, no rehacerlo. Si prevés que va a cambiar mucho, te lo tengo en cuenta al diseñarlo.
No. Lo entrego funcionando, documentado y con avisos cuando algo falla. Si el equipo quiere poder ajustar parámetros, se le deja un panel sencillo para eso en lugar de tener que tocar código.